Was haben alle Freelancer:innen gemeinsam? Sie alle kommen um ein Thema nicht herum: Steuern.
Aber gerade am Anfang wirken Steuerfragen oft wie ein unübersichtlicher Dschungel aus Formularen, Fristen und Fachbegriffen. Eins dieser Themen schauen wir uns hier einmal genauer an: die Kleinunternehmerregelung.
Wir erklären dir, was die Kleinunternehmerregelung genau ist, welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringt und worauf du in der Praxis achten musst. So kannst du am Ende selbstbewusst entscheiden, ob diese Regelung für dein Business sinnvoll ist – und ein Stück entspannter in die Selbstständigkeit starten.
Was ist ein:e Kleinunternehmer:in?
Spricht man von Kleinunternehmern, beziehst es sich auf die steuerliche Sonderregelung im § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz), mit der man unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit werden kann.
Als Kleinunternehmer:in gilt, wer laut § 19 Abs. 1 UStG bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreitet. Dann darfst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, musst aber auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und in der Regel auch keine Vorsteuer geltend machen.
Wer kann die Kleinunternehmerregelung wählen?
Die Regelung richtet sich grundsätzlich an Freelancer:innen und Solo-Selbstständige oder Einzelunternehmer:innen mit geringem Umsatz.
Wichtig: Der Begriff „Kleinunternehmer“ bezieht sich nur auf die umsatzsteuerliche Einstufung, nicht etwa auf Gewerbesteuer, Einkommensteuer oder andere steuerliche Aspekte.
Aktuelle Umsatzgrenzen (ab 2025)
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde die Kleinunternehmerregelung überarbeitet, seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Umsatzgrenzen:
- Vorjahr: Der Gesamtumsatz darf maximal 25.000 Euro (netto) betragen (vorher 22.000 €).
- Laufendes Kalenderjahr: Der Umsatz darf 100.000 Euro (netto) nicht überschreiten (vorher ca. 50.000 €).
Das bedeutet konkret: Wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und du im laufenden Jahr voraussichtlich, bzw. aktuell, unter 100.000 € bleibst, kannst du dich als Kleinunternehmer:in einstufen lassen.
Kleinunternehmerstatus beantragen: So geht’s
Der Weg zur Kleinunternehmerregelung ist tatsächlich einfacher, als viele denken. Du musst dich dafür nicht kompliziert „bewerben“, es reicht, die Option direkt bei deiner steuerlichen Anmeldung zu wählen.
Wenn du deine Selbstständigkeit startest, musst du online den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen, um deine Steuernummer zu beantragen. Darin gibt es einen eigenen Abschnitt zur Umsatzsteuer. An der entsprechenden Stelle findest du eine Frage wie: „Es soll die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG angewendet werden?“ Hier setzt du einfach das Häkchen.
Zusätzlich gibst du im Formular an, wie hoch dein Umsatz im Gründungsjahr voraussichtlich sein wird. Liegt dieser unter der aktuellen Grenze (ab 2025: 100.000 €) und dein Vorjahresumsatz lag unter 25.000 € (bei Neugründung automatisch erfüllt), stuft dich das Finanzamt als Kleinunternehmer:in ein.
Sobald das Finanzamt deine Angaben geprüft hat, bekommst du Post mit deiner Steuernummer, darin wird auch deine Einstufung festgehalten. Ab diesem Moment darfst du dann keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und solltest den Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ auf deine Rechnungen schreiben.
Wichtig: Du bist selbst dafür verantwortlich, jährlich zu prüfen, ob du die Umsatzgrenzen weiterhin einhältst. Überschreitest du sie, rutschst du im Folgejahr automatisch in die Regelbesteuerung. Falls du bereits selbstständig bist und absehbar z. B. im kommenden Jahr unter die Grenzen fällst, kannst du deinem Finanzamt einfach formlos per Brief, ELSTER-Nachricht oder telefonisch Bescheid geben, dass du in die Kleinunternehmerregelung wechseln möchtest.
Vorteile der Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung ist besonders praktisch, wenn du gerade am Anfang deiner Selbstständigkeit noch nicht in die volle Bürokratie eintauchen willst. Der wohl größte Vorteil: Du musst keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Das spart dir vor allem die Umsatzsteuervoranmeldung.
Ein weiterer Pluspunkt: Für private Kund:innen, die selbst keine Vorsteuer geltend machen können, ist es oft transparenter und angenehmer, wenn sie den Rechnungsbetrag direkt so begleichen, wie er auf der Rechnung steht, ohne zusätzliche Umsatzsteuer.
Nachteile und Einschränkungen
Ein wichtiger Nachteil ist wiederum, dass kein Vorsteuerabzug möglich ist. Das heißt, du kannst die Umsatzsteuer, die du selbst auf Anschaffungen zahlst, nicht Vom Finanzamt zurückfordern. Gerade wenn du größere Investitionen planst, kann das schnell ins Gewicht fallen.
Außerdem kann es sein, dass umsatzsteuerpflichtigen Geschäftskund:innen reguläre Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer präferieren, da sie selbst die Vorsteuer abziehen können.
Pflichten und Steuern für Kleinunternehmer
Auch als Kleinunternehmer:in bist du natürlich nicht komplett von Steuern befreit, die Einkommensteuer und Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) musst du weiterhin einreichen, denn dein Gewinn aus der Selbstständigkeit wird wie bei allen anderen auch versteuert. Auch die Gewerbesteuer kann je nach Art deiner Tätigkeit und Höhe deines Gewinns relevant werden. Für viele Solo-Selbstständige fällt sie erst ab bestimmten Freibeträgen an, trotzdem lohnt es sich, die Regelungen zu kennen.
Fazit & Tipps für Kleinunternehmer:innen
Die Kleinunternehmerregelung bietet gerade für Freelancer:innen und Solo-Selbstständige viele Vorteile: weniger Verwaltungsaufwand, einfachere Buchführung und eine transparente Rechnungsstellung für Kund:innen. Gleichzeitig ist es wichtig, die Grenzen dieser Regelung im Blick zu behalten.
Denke daran, Rechnungen korrekt auszustellen, inklusive des Hinweises auf die Kleinunternehmerregelung.
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